Aus Digitalisaten werden auffindbare Quellen.
Gescannte Akten, Korrespondenzen, Protokolle, Karteien und Nachlässe liegen oft nur als Bilddateien vor. Stapelweise erzeugt durchsuchbare Volltexte, übernimmt vorhandene Bestands- und Signaturinformationen und schlägt zusätzliche Erschließungsdaten wie Laufzeiten, Personen, Orte und Organisationen vor.
Jeder Treffer bleibt mit Digitalisat, Seite und archivischem Zusammenhang verbunden. Erschließung, Bewertung und Freigabe bleiben bei den Archivarinnen und Archivaren.
Ausgangslage
Bestände ohne Volltext
Viele Archive haben umfangreiche Bestände bereits gescannt. Ohne Texterkennung bleiben die Bilddateien trotzdem nur über Signatur und Aktentitel auffindbar.
Uneinheitliche Altbestände
Schriftart, Zeitraum, Sprache und Erhaltungszustand unterscheiden sich von Bestand zu Bestand und erschweren eine einheitliche automatische Erschließung.
Zeitaufwendige Tiefenerschließung
Personen, Orte, Daten und Vorgänge einzeln zu erfassen bindet Kapazitäten, die für Bewertung, Beratung und Rechercheanfragen fehlen.
Fehleranfällige Katalogisierung
Übersehene Widersprüche und uneinheitlich erfasste Namen oder Orte fallen bei rein manueller Bearbeitung oft erst bei der Recherche auf.
Ein Scan ist noch keine erschlossene Quelle
Viele Archive haben bereits große Mengen digitalisiert, doch für die Recherche sind die Dateien oft nur eingeschränkt nutzbar. Eine Bilddatei lässt sich nicht wie ein Volltext durchsuchen, Erschließungsinformationen liegen meist nur auf Bestands- oder Aktenebene vor. Namen, Orte, Daten und Vorgänge im Inneren einer Akte bleiben unsichtbar, bis jemand die Seiten liest und beschreibt.
Gleichzeitig müssen Archive mehr bewältigen als reine Texterkennung:
- Signaturen und Seitenfolgen erhalten bleiben
- Akten in Bestand, Klassifikation und Provenienz eingeordnet bleiben
- Vorhandene Findmittel und Metadaten nicht überschrieben werden
- Unsichere Transkriptionen erkennbar sein
- Schutzfristen, Rechte und Zugangsbeschränkungen beachtet werden
- Daten in Archivinformationssysteme und Austauschformate überführt werden können
→ Stapelweise verbindet Texterkennung und Erschließungsvorschläge mit dem bestehenden archivischen Kontext.
Viele Quellenarten. Ein nachvollziehbarer Zugang.
Akte
direkt in Ihr Archivinformationssystem oder den digitalen Lesesaal.
Wie es funktioniert
Methodik trifft führende KI-Technologie.
1. Import
Digitalisate und Erschließungsinformationen werden übernommen. Bestehende Signaturen bilden den verbindlichen Rahmen.
Digitalisate und Erschließungsinformationen werden übernommen. Bestehende Signaturen bilden den verbindlichen Rahmen.
Stapelweise hält fest, zu welcher Akte ein Digitalisat gehört. Fehlende oder falsch zugeordnete Seiten werden gekennzeichnet.
Maschinenschriftliche und handschriftliche Texte werden automatisch erkannt und erfasst. Unsichere Wörter werden markiert.
Formale Prüfungen erkennen fehlende Seiten, Dubletten oder Widersprüche. Unklare Ergebnisse gehen an die archivfachliche Bearbeitung.
Die Ergebnisse gehen an Archivinformationssystem oder Suchindex. Schutzfristen und Zugangsbeschränkungen bleiben verbindlich.
Was Stapelweise für Archive tun kann
Findmittel retro-konvertieren
Findbücher, Karteien und Ablieferungslisten werden ausgelesen und in strukturierte Datensätze überführt. Signaturen, Titel und Laufzeiten stehen für Prüfung und Import bereit.
Volltextdurchsuchbar machen
Maschinenschriftliche und gedruckte Bestände werden per Texterkennung (OCR) erschlossen, geeignete handschriftliche Quellen per Handschriftenerkennung (HTR).
Tiefer erschließen
Personen, Orte, Organisationen, Daten und Aktenzeichen werden aus den Volltexten erkannt und als zusätzliche Sucheinstiege vorgeschlagen.
Daten verknüpfen und bereitstellen
Erschließungsinformationen werden mit Dateien, Seiten und Volltexten verbunden und in passenden Formaten für Archivinformationssysteme, digitale Lesesäle, das Archivportal-D oder Forschungsumgebungen bereitgestellt.
Was Stapelweise für Forschende ermöglicht
Volltextsuche
Forschende können nach Begriffen suchen, die in den Dokumenten selbst vorkommen, auch wenn sie im Aktentitel oder Findbuch nicht genannt sind.
Gezielt eingrenzen
Erkannte Namen, Organisationen, Orte und Datumsangaben können als zusätzliche Filter oder Rechercheeinstiege genutzt werden.
Zur Quelle zurückverfolgen
Suchtreffer bleiben mit Scan, Seite, Verzeichnungseinheit und Archivsignatur verbunden.
Transkriptionen weiterbearbeiten
Erkannte Texte können mit Unsicherheitsmarkierungen bereitgestellt, korrigiert und für wissenschaftliche Auswertungen exportiert werden.
Nachvollziehbar auswerten
Quellenangaben bleiben erhalten. Metadaten und Volltexte können für zulässige Forschungszwecke in vereinbarten Formaten ausgegeben werden.
Historischer Aktenbestand: Ein Beispiel
Von tausenden Bilddateien zur durchsuchbaren Quelle
Ein Archiv hat einen Bestand vollständig digitalisiert. Die Akten liegen als TIFF-Dateien vor, sind aber nur über Signatur und Aktentitel auffindbar.
Stapelweise übernimmt die vorhandene Bestandshierarchie und verbindet jede Datei mit der richtigen Verzeichnungseinheit. Die Seiten werden mit Texterkennung oder Handschriftenerkennung verarbeitet. Personen, Orte, Organisationen, Datumsangaben und Aktenzeichen werden erkannt und als zusätzliche Erschließungsinformationen vorgeschlagen.
Archivfachlich verantwortliche Mitarbeitende prüfen die Vorschläge und geben ausgewählte Angaben für das Archivinformationssystem frei. Forschende können anschließend im Volltext suchen und jeden Treffer direkt zur Seite und Signatur zurückverfolgen.
Showroom →Früher war ein digitalisierter Bestand nur über Signatur und Aktentitel auffindbar. Heute durchsuchen wir den Volltext und landen trotzdem genau auf der richtigen Seite in der richtigen Akte.
Der Effekt für Ihr Unternehmen
Mehr Zugang
Bereits gescannte Bestände werden durch Volltext und zusätzliche Sucheinstiege besser nutzbar.
Zusammenhang bleibt erhalten
Signatur, Provenienz, Bestandshierarchie und Seitenfolge werden nicht vom erkannten Text getrennt.
Weniger Tiefenerschließung
Stapelweise erstellt Vorschläge für wiederkehrende Erschließungsangaben. Mitarbeitende konzentrieren sich auf fachliche Prüfung, Auswahl und schwierige Fälle.
Unsicherheit erkennbar
Schwer lesbare Wörter, uneindeutige Namen und unsichere Metadaten werden gekennzeichnet, statt als gesicherte Angaben ausgegeben zu werden.
Für wen sich Stapelweise lohnt
Volltexte und Erschließungsvorschläge liegen zur fachlichen Prüfung bereit.
→ Signaturen, Bestandszusammenhang und bestehende Verzeichnung bleiben dabei erhalten.
Digitalisate werden automatisiert auf Vollständigkeit, Seitenfolge und technische Verarbeitbarkeit geprüft.
→ Fehler fallen auf, bevor der Bestand mit Metadaten verbunden und freigegeben wird.
Rechercheanfragen lassen sich direkt auf relevante Bestände und Verzeichnungseinheiten eingrenzen.
→ Auskünfte werden schneller möglich, ohne jede Akte einzeln zu sichten.
Quellen werden im Volltext durchsuchbar.
→ Der Weg zurück zum Original, zur Seite und zur Signatur geht dabei nicht verloren.
Stapelweise wird an bestehende Archivinformationssysteme angebunden.
→ Betrieb auf einer lokalen KI-Box, in der Stapelweise-Cloud oder in Ihrer eigenen Cloud, je nach Anforderung.
Verarbeitung und Veröffentlichung bleiben getrennte Schritte.
→ Schutzfristen, Rechteangaben und Zugriffsbeschränkungen können aus den führenden Systemen übernommen werden.
Auch für andere Branchen im Einsatz
Ihre Daten. Ihre Infrastruktur. Ihre Entscheidung.
Stapelweise steht in drei Betriebsvarianten zur Verfügung.
„Bring Your Own“
Stapelweise wird auf Ihrer eigenen oder von Ihnen selbst ausgewählten und gebuchten Cloud-Umgebung gehostet und marktübliche Frontier-Modelle vom Anbieter Ihrer Wahl (Mistral, OpenAI, Anthropic und andere) genutzt.
Stapelweise-Cloud | Server der apicodo AG
Stapelweise wird auf der europäisch und DSGVO-konform gehosteten Cloud-Infrastruktur von Stapelweise (apicodo AG) betrieben. Es kommen leistungsfähige Open-Source-Modelle zum Einsatz, die regelmäßig aktualisiert werden.
Lokale KI-Box
Stapelweise läuft „on premise“, d. h. die Dokumente und Daten werden auf lokaler Rechenkapazität verarbeitet, die sich bei Ihnen vor Ort befindet und von der Außenwelt abgeschirmt ist. Zum Einsatz auf dem lokalen Chip kommen leistungsfähige Open-Source-Modelle.
Die technische Erschließung führt nicht automatisch zu einer Veröffentlichung. Schutzfristen, Persönlichkeitsrechte, Urheberrechte und bestehende Zugangsbeschränkungen bleiben maßgeblich.
Warum Stapelweise für Archive?
Mehr als Texterkennung
Stapelweise verbindet Volltext mit Signatur, Bestand, Seite und vorhandenen Erschließungsdaten.
Archiv entscheidet
Automatisch erzeugte Titel, Laufzeiten und Indexbegriffe sind Vorschläge. Das Archiv entscheidet, was übernommen und veröffentlicht wird.
Bestand statt Einzelseite
Die Verarbeitung berücksichtigt Akten, Bände, Verzeichnungseinheiten und Bestandshierarchien.
Nahtlose Integration
Original, Volltext und Metadaten bleiben verbunden. Ergebnisse können für Archivinformationssysteme, Portale und Forschungsprojekte bereitgestellt werden.
Häufige Fragen und Antworten
Trifft Stapelweise archivfachliche Entscheidungen?
Nein. Stapelweise erzeugt Volltexte und schlägt Erschließungsangaben wie Titel, Laufzeiten oder Indexbegriffe vor. Bewertung, Verzeichnung und Freigabe bleiben bei den zuständigen Archivarinnen und Archivaren.
Kommt Stapelweise auch mit unterschiedlichen Schriften und Layouts zurecht?
Ja. Ob maschinenschriftlich, gedruckt oder handschriftlich, Stapelweise erkennt Texte unabhängig vom konkreten Layout und kennzeichnet unsicher erkannte Bereiche mit einem Konfidenzwert.
Wie bindet sich Stapelweise an unser Archivinformationssystem an?
Über bestehende Schnittstellen und Austauschformate wie EAD, METS/MODS oder ALTO/XML. Volltexte, Metadaten und Verknüpfungen werden strukturiert an Ihr Archivinformationssystem oder Ihren digitalen Lesesaal übergeben.
Wo werden unsere Bestände verarbeitet?
Das bestimmen Sie. Stapelweise kann auf einer lokalen KI-Box in Ihrer Einrichtung, in der europäischen Stapelweise-Cloud oder in einer Cloud-Umgebung Ihrer Wahl betrieben werden. Auf der KI-Box und in der Stapelweise-Cloud verlassen Digitalisate und Metadaten die gewählte Betriebsumgebung nicht.
Was passiert bei fehlenden oder widersprüchlichen Angaben?
Solche Fälle werden nicht automatisch übernommen. Stapelweise kennzeichnet fehlende Seiten, mögliche Dubletten und widersprüchliche Datumsangaben und legt sie zur archivfachlichen Prüfung vor.
Bleiben Suchtreffer und Erschließungsangaben nachvollziehbar?
Ja. Jeder Suchtreffer und jede vorgeschlagene Angabe bleibt mit dem zugrunde liegenden Digitalisat, der Seite und der Signatur verbunden.
Welcher Bestand soll endlich im Inhalt durchsuchbar werden?
Testen Sie Stapelweise mit einer typischen Akte, einem Findbuch oder einem kleinen Ausschnitt aus einem historischen Bestand. Gemeinsam prüfen wir, welche Texterkennung sinnvoll ist, welche Erschließungsinformationen vorgeschlagen werden können und wie die Ergebnisse in Ihr Archivinformationssystem oder Forschungsprojekt gelangen.