Aus Personalunterlagen werden geordnete, durchsuchbare Akten.
Arbeitsverträge, Personalfragebögen, Bescheinigungen, Änderungsvereinbarungen und Altakten erreichen Personalabteilungen über unterschiedliche Systeme und Wege.
Stapelweise erkennt die Dokumentart, ordnet Unterlagen der richtigen Person zu, liest definierte Angaben aus und gleicht sie mit dem Personalstamm ab. Unklare Zuordnungen, fehlende Seiten und widersprüchliche Daten werden gekennzeichnet und an die Personalsachbearbeitung weitergegeben.
Ergebnis eines Kundenprojekts. Umfang, Dokumentqualität und Zielsystem bestimmen den Aufwand jedes Projekts.
Ausgangslage
Hohe Aktenmengen
Vor einem Systemwechsel liegen Personalunterlagen oft über Jahre gewachsen in Papierordnern, Netzlaufwerken und unterschiedlichen Ablagestrukturen, die einzeln gesichtet werden müssen.
Mehrere Eingangskanäle
HR-Portal, E-Mail, Hauspost, Scanstrecke und Schnittstellen liefern Unterlagen getrennt an, die manuell zusammengeführt und der richtigen Personalakte zugeordnet werden müssen.
Lange Bearbeitungszeiten
Sichtung, Benennung und Zuordnung binden Kapazitäten, die in der eigentlichen Personalsachbearbeitung fehlen.
Fehleranfällige manuelle Prüfung
Übersehene Widersprüche zwischen Dokument und Personalstamm, etwa bei Namen, Geburtsdaten oder Vertragsdaten, fallen oft erst spät auf.
Zwei Aufgaben, die Personalteams besonders viel Zeit kosten
Altakten für ein neues System aufbereiten
Vor einem HR-Systemwechsel liegen Personalunterlagen oft über Jahre gewachsen in Papierordnern, Netzlaufwerken und unterschiedlichen Ablagestrukturen.
Die Akten müssen gescannt, in einzelne Dokumente getrennt, benannt, der richtigen Person zugeordnet und in die Kategorien des neuen Systems überführt werden.
Laufende Unterlagen richtig ablegen und übertragen
Auch nach der Migration kommen weiter Arbeitsverträge, Änderungsvereinbarungen, Personalfragebögen, Bescheinigungen und Zeitnachweise herein.
Stapelweise kann beide Aufgaben übernehmen: die strukturierte Migration historischer Akten und die laufende Verarbeitung neuer Personaldokumente.
Viele Unterlagen. Viele Beschäftigte. Eine geordnete Personalakte.
Personalfragebogen
direkt in Ihre digitale Personalakte oder Ihr Personalmanagementsystem.
Wie es funktioniert
Methodik trifft führende KI-Technologie.
1. Import
Dokumente laufen über HR-Portale oder E-Mail automatisch zusammen. Papierakten werden als Massenscan übernommen.
Dokumente laufen über HR-Portale oder E-Mail automatisch zusammen. Papierakten werden als Massenscan übernommen.
Ein Personalordner wird automatisch in Dokumente zerlegt. Mehrseitige Verträge bleiben zusammen.
Stapelweise erkennt die Dokumentart, etwa Arbeitsvertrag oder Zeitnachweis. Relevante Angaben werden gezielt ausgelesen.
Angaben werden mit dem Personalstamm abgeglichen. Widersprüche werden erkannt, die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Die Ergebnisse gehen an Personalakte, Lohnabrechnung oder Zeitwirtschaft. Ihre Mitarbeitenden arbeiten weiter in den vertrauten Systemen.
Typische Einsatzbereiche
Aktenmigration
Papierakten werden gescannt und in einzelne Dokumente zerlegt, digitale Altbestände klassifiziert. Beides wird der richtigen Person und Aktenkategorie zugeordnet und für das neue HR-System aufbereitet.
Posteingang
Arbeitsverträge, Änderungsvereinbarungen, Personalfragebögen und Bescheinigungen werden automatisch zugeordnet und mit den benötigten Angaben bereitgestellt.
Onboarding
Personalfragebogen, Vertrag, Qualifikationsnachweise und weitere Unterlagen werden zu einem vollständigen Vorgang zusammengeführt. Fehlende Dokumente werden sichtbar.
Fristen
Befristungen, Probezeiten sowie Gültigkeitszeiträume von Erlaubnissen und Nachweisen werden ausgelesen und für das Fristenmanagement bereitgestellt.
Lohnvorbereitung
Zeitnachweise und variable Vergütungsangaben werden strukturiert an die Lohnabrechnung übergeben. Gesetzliche Meldeverfahren wie eAU und Sozialversicherung bleiben davon unberührt.
Die Personalabteilung des Nürburgrings: Ein Beispiel
Von 250 Aktenordnern zu strukturierten digitalen Personalakten
Vor einem HR-Systemwechsel lagen die Personalunterlagen des Unternehmens in 250 Papierordnern vor. Die Akten waren über Jahre gewachsen und enthielten unterschiedliche Dokumenttypen, Ablagelogiken und handschriftliche Ergänzungen.
Stapelweise teilte die Scans in einzelne Dokumente auf, erkannte die Dokumentarten und ordnete sie den richtigen Beschäftigten und Aktenkategorien zu. Unsichere oder widersprüchliche Fälle wurden für die manuelle Prüfung markiert.
Innerhalb von sieben Tagen lagen die Unterlagen strukturiert für die Migration in das neue System vor.
Der Effekt für Ihr Unternehmen
Schnellere Aktenmigration
Papierakten und uneinheitliche Dateiablagen werden systematisch in die Struktur des neuen HR-Systems überführt.
Automatische Ablage
Dokumentart, Beschäftigte oder Beschäftigter und Aktenkategorie werden automatisch erkannt und abgeglichen.
Vollständige Personalakten
Fehlende Seiten, unklare Zuordnungen und widersprüchliche Angaben werden sichtbar, bevor Unterlagen in das Zielsystem übernommen werden.
Zuverlässige Fristensteuerung
Befristungen und Gültigkeitszeiträume werden erkannt und an das Fristenmanagement übergeben. Aktenkategorien, Rollen und Zugriffe lassen sich dabei nach Ihren internen Vorgaben trennen.
Für wen sich Stapelweise lohnt
Unterlagen liegen bereits getrennt, benannt und der richtigen Person zugeordnet vor.
→ Mitarbeitende prüfen Ausnahmen statt jede Datei einzeln abzulegen.
Aktenbestände werden transparenter.
→ Fristen und unvollständige Vorgänge sind gezielter sichtbar.
Relevante interne Unterlagen werden strukturiert vorbereitet.
→ Sie werden direkt an das Abrechnungssystem übergeben.
Bescheinigungen und Vertragsunterlagen sind schneller auffindbar.
→ Anfragen lassen sich schneller beantworten, sofern die anfragende Person zugriffsberechtigt ist.
Betriebsmodell, Rollen, Aktenkategorien, Protokollierung und Speicherorte lassen sich an die eigenen Anforderungen anpassen.
→ So bleiben eigene Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben erfüllt.
Stapelweise bereitet Altdaten für Migrationen vor.
→ Der laufende Dokumenteneingang wird zusätzlich an bestehende Systeme angebunden.
Auch für andere Branchen im Einsatz
Ihre Daten. Ihre Infrastruktur. Ihre Entscheidung.
Stapelweise steht in drei Betriebsvarianten zur Verfügung.
„Bring Your Own“
Stapelweise wird auf Ihrer eigenen oder von Ihnen selbst ausgewählten und gebuchten Cloud-Umgebung gehostet und marktübliche Frontier-Modelle vom Anbieter Ihrer Wahl (Mistral, OpenAI, Anthropic und andere) genutzt.
Stapelweise-Cloud | Server der apicodo AG
Stapelweise wird auf der europäisch und DSGVO-konform gehosteten Cloud-Infrastruktur von Stapelweise (apicodo AG) betrieben. Es kommen leistungsfähige Open-Source-Modelle zum Einsatz, die regelmäßig aktualisiert werden.
Lokale KI-Box
Stapelweise läuft „on premise“, d. h. die Dokumente und Daten werden auf lokaler Rechenkapazität verarbeitet, die sich bei Ihnen vor Ort befindet und von der Außenwelt abgeschirmt ist. Zum Einsatz auf dem lokalen Chip kommen leistungsfähige Open-Source-Modelle.
Unabhängig vom gewählten Modell können Zugriffsrechte, Protokollierung, Speicher- und Löschregeln sowie Schnittstellen an Ihre Anforderungen angepasst werden.
Warum Stapelweise für Personalabteilungen?
Migration und Betrieb
Stapelweise kann Altbestände erschließen und anschließend neue Personaldokumente laufend verarbeiten.
Keine Blackbox
Unklare Zuordnungen und unsichere Werte werden gekennzeichnet. Die Verantwortung bleibt bei den zuständigen Mitarbeitenden.
Aktenkategorien statt Volltextablage
Dokumente werden nicht nur durchsuchbar, sondern nach Ihrer Aktenstruktur geordnet.
Nahtlose Integration
Jede Angabe bleibt zum Originaldokument rückverfolgbar und fließt direkt in die angebundenen HR-Systeme.
Häufige Fragen und Antworten
Trifft Stapelweise arbeitsrechtliche oder personalpolitische Entscheidungen?
Nein. Stapelweise erkennt, ordnet zu und gleicht mit dem Personalstamm ab. Unklare Zuordnungen und Ausnahmen werden zur Prüfung vorgelegt, die Entscheidung bleibt bei Ihrer Personalabteilung.
Kommt Stapelweise auch mit uneinheitlich abgelegten Altakten zurecht?
Ja. Über Jahre gewachsene Papierordner, Netzlaufwerke und unterschiedliche Ablagestrukturen mit abweichenden Dokumenttypen und handschriftlichen Ergänzungen können erschlossen und einheitlich strukturiert werden.
Wie bindet sich Stapelweise an unser HR-System an?
Die Ergebnisse können unter anderem an digitale Personalakten, Personalmanagementsysteme, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Zeitwirtschaft oder Onboarding- und Offboarding-Prozesse übergeben werden.
Wo werden unsere Personaldaten verarbeitet?
Auf einer lokalen KI-Box in Ihrem Unternehmen, in der Stapelweise-Cloud oder in Ihrer eigenen Cloud. Die Betriebsart bestimmen Sie, nicht Stapelweise.
Was passiert bei fehlenden Seiten oder widersprüchlichen Angaben?
Solche Fälle werden nicht automatisch abgelegt, sondern gekennzeichnet und zur Prüfung an die zuständige Personalsachbearbeitung weitergegeben.
Bleibt die Zuordnung zwischen Dokument und ausgelesenen Daten nachvollziehbar?
Ja. Originaldokument und ausgelesene Angaben bleiben miteinander verbunden, jede Angabe kann zum zugrunde liegenden Dokument zurückverfolgt werden.
Welcher Aktenbestand oder Dokumentenprozess kostet Ihr Team heute am meisten Zeit?
Testen Sie Stapelweise mit einem typischen Arbeitsvertrag, Personalfragebogen oder einem Ausschnitt aus einer Altakte. Gemeinsam prüfen wir, welche Angaben zuverlässig erkannt werden, welche Aktenstruktur benötigt wird und wie die Übergabe an Ihr HR-System aussehen kann.