Jede Rechnung am richtigen Objekt
Rechnungen, Zählerstände, Schadensmeldungen und Übergabeprotokolle erreichen Sie über Postfächer, Portale, Scans und Fotos.
Stapelweise ordnet jedes Dokument automatisch der richtigen Liegenschaft und dem passenden Vorgang zu und liest die wichtigsten Angaben aus. Fehlende oder widersprüchliche Informationen werden erkannt und direkt an Objektbetreuung oder Buchhaltung weitergegeben.
Ausgangslage
Hohe Dokumentenmengen
Rechnungen, Zählerstände, Schadensmeldungen und Protokolle laufen über viele Liegenschaften gleichzeitig ein und müssen einzeln gesichtet werden.
Viele Eingangskanäle
Portale, E-Mail, Post- und Scanstrecken sowie Fotos liefern Unterlagen getrennt an, die manuell zusammengeführt und zugeordnet werden müssen.
Lange Bearbeitungszeiten
Sichtung und Abgleich mit Verträgen und Zählerständen binden Kapazitäten, die bei Betriebskostenabrechnung und Eigentümerversammlung fehlen.
Fehleranfällige Zuordnung
Fehlt ein eindeutiger Bezug wie Objektnummer oder Dateiname, werden Unterlagen leicht der falschen Liegenschaft zugewiesen.
Viele Unterlagen. Viele Objekte. Ein geordneter Vorgang.
Handwerkerrechnung
direkt in Ihre Hausverwaltungssoftware oder die Objekt- und Einheitenakte.
Wie es funktioniert
Methodik trifft führende KI-Technologie.
1. Import
Unterlagen laufen über Portale, E-Mail oder Scan automatisch zusammen. Nachreichungen werden bestehenden Vorgängen zugeordnet.
Unterlagen laufen über Portale, E-Mail oder Scan automatisch zusammen. Nachreichungen werden bestehenden Vorgängen zugeordnet.
Enthält ein Scan mehrere Dokumente, wird er automatisch zerlegt. Zusammengehörige Seiten bleiben verbunden.
Stapelweise erkennt die Dokumentart, etwa Handwerkerrechnung oder Beschluss. Relevante Angaben wie Beträge oder Zählerstände werden ausgelesen.
Eindeutige Angaben werden mit den Stammdaten abgeglichen. Widersprüche werden erkannt, die Entscheidung bleibt bei der Verwaltung.
Die Ergebnisse gehen an Hausverwaltungssoftware, Finanzbuchhaltung oder Eigentümerportal. Ihre Mitarbeitenden arbeiten weiter in den vertrauten Systemen.
Typische Einsatzbereiche in der Mietverwaltung
Eingangsrechnungen
Handwerker- und Versorgerrechnungen werden dem richtigen Objekt und Leistungszeitraum zugeordnet. Beträge, Gewerk und weitere Angaben stehen strukturiert bereit.
Kostenabrechnung
Rechnungen, Zahlungsbelege, Zählerstände und Zeiträume werden geordnet zusammengeführt. Fehlende oder nicht eindeutig zugeordnete Unterlagen werden vor Beginn der Abrechnung sichtbar.
Mieterwechsel
Mietverträge, Übergabeprotokolle, Zählerstände und weitere Unterlagen werden der richtigen Einheit und dem jeweiligen Ein- oder Auszug zugeordnet.
Schäden & Instandhaltung
Meldung, Fotos, Auftrag, Rechnung und Korrespondenz werden in einem Vorgang zusammengeführt.
Typische Einsatzbereiche in der WEG-Verwaltung
Rechnungen und Wirtschaftsplan
Rechnungen werden der richtigen Gemeinschaft, Liegenschaft und Kostenposition zugeordnet und für Buchhaltung und Abrechnung vorbereitet.
WEG-Versammlung
Einladungen, Vollmachten, Anwesenheitslisten, Protokolle und Beschlussunterlagen werden erkannt und geordnet abgelegt.
Beschlusssammlung
Beschlussdatum, Gegenstand und Ergebnis werden aus Protokollen ausgelesen und für die Beschlusssammlung vorbereitet. Rechtliche Prüfung und Führung bleiben bei der Verwaltung.
Maßnahmen und Sonderumlagen
Beschlüsse, Angebote, Aufträge und Rechnungen werden dem gleichen Maßnahmenvorgang zugeordnet.
Miet- und WEG-Verwaltung: Ein Beispiel
Von der Handwerkerrechnung zum richtigen Objekt und Vorgang
Eine Rechnung geht per E-Mail ein. Sie nennt die Objektadresse, aber keine interne Objektnummer. Der zugehörige Auftrag liegt bereits in der Verwaltungssoftware.
Stapelweise liest Rechnungssteller, Adresse, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Gewerk und Betrag aus. Die Objektadresse und der Auftrag werden mit den Stammdaten abgeglichen.
Die Rechnung wird der richtigen Liegenschaft und dem bestehenden Instandhaltungsvorgang zugeordnet. Eine Position lässt sich nicht eindeutig einer Kostenart zuordnen und wird deshalb mit einem Prüfhinweis an die Buchhaltung weitergegeben.
Showroom →Früher haben wir jede Rechnung und jedes Zählerstandfoto erst öffnen und dem passenden Objekt zuordnen müssen, bevor wir überhaupt anfangen konnten. Heute liegt der Vorgang bereits vorbereitet vor uns — fehlende oder widersprüchliche Angaben sind schon markiert.
Der Effekt für Ihr Unternehmen
Weniger Objektzuordnung
Adressen, Einheiten, Zählernummern und interne Referenzen werden mit dem Objektstamm abgeglichen.
Vollständige Abrechnung
Rechnungen, Zahlungsbelege und Zählerstände sind geordnet verfügbar. Fehlende Unterlagen werden frühzeitig sichtbar.
Vorgänge statt Einzeldateien
Meldungen, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Korrespondenz werden zu einem nachvollziehbaren Vorgang zusammengeführt.
Vorschläge statt Entscheidungen
Kostenarten und Zuordnungen können vorgeschlagen werden. Unklare oder rechtlich relevante Fälle bleiben bei den zuständigen Mitarbeitenden.
Für wen sich Stapelweise lohnt
Dokumente und Nachreichungen liegen beim richtigen Objekt und Vorgang bereit.
→ Kein Postfach muss mehr einzeln durchsucht werden.
Rechnungsdaten und Objektbezug sind vorbereitet.
→ Auffälligkeiten und unklare Kostenarten werden gezielt vorgelegt.
Belege, Zeiträume und Zählerstände stehen strukturiert bereit.
→ Fehlende Unterlagen sind vor dem Abrechnungslauf sichtbar.
Beschlüsse, Protokolle, Vollmachten und Maßnahmenunterlagen werden erkannt und geordnet abgelegt.
→ Die Unterlagen liegen vorbereitet für die weitere Bearbeitung vor.
Unterlagen sind objekt- und vorgangsbezogen auffindbar.
→ Auskünfte lassen sich schneller beantworten.
Stapelweise wird an bestehende Systeme angebunden.
→ Der Betrieb ist auf einer lokalen KI-Box, in der Stapelweise-Cloud oder in Ihrer eigenen Cloud möglich.
Auch für andere Branchen im Einsatz
Ihre Daten. Ihre Infrastruktur. Ihre Entscheidung.
Stapelweise steht in drei Betriebsvarianten zur Verfügung.
„Bring Your Own“
Stapelweise wird auf Ihrer eigenen oder von Ihnen selbst ausgewählten und gebuchten Cloud-Umgebung gehostet und marktübliche Frontier-Modelle vom Anbieter Ihrer Wahl (Mistral, OpenAI, Anthropic und andere) genutzt.
Stapelweise-Cloud | Server der apicodo AG
Stapelweise wird auf der europäisch und DSGVO-konform gehosteten Cloud-Infrastruktur von Stapelweise (apicodo AG) betrieben. Es kommen leistungsfähige Open-Source-Modelle zum Einsatz, die regelmäßig aktualisiert werden.
Lokale KI-Box
Stapelweise läuft „on premise“, d. h. die Dokumente und Daten werden auf lokaler Rechenkapazität verarbeitet, die sich bei Ihnen vor Ort befindet und von der Außenwelt abgeschirmt ist. Zum Einsatz auf dem lokalen Chip kommen leistungsfähige Open-Source-Modelle.
Unabhängig vom gewählten Modell können Zugriffsrechte, Protokollierung, Speicherfristen und Schnittstellen an Ihre Anforderungen angepasst werden.
Warum Stapelweise für Immobilienverwaltungen?
Objektbezug statt Belegablage
Stapelweise verbindet Dokumente mit Liegenschaft, Einheit, Vertrag und Vorgang.
Miet- und WEG-Verwaltung
Dokumentarten und Regeln können an die unterschiedlichen Prozesse angepasst werden.
Mensch entscheidet
Stapelweise bereitet vor und kennzeichnet Unstimmigkeiten. Die verbindliche Bewertung bleibt bei der Verwaltung.
Nachvollziehbare Daten
Jede ausgelesene Angabe kann zum zugrunde liegenden Dokument zurückverfolgt werden.
Keine Insellösung
Die Ergebnisse können direkt in die angebundenen Systeme übertragen werden.
Häufige Fragen und Antworten
Trifft Stapelweise Entscheidungen über Kostenumlage oder Instandhaltung?
Nein. Stapelweise ordnet Dokumente den richtigen Objekten und Vorgängen zu, liest Angaben aus und gleicht sie mit den Stammdaten ab. Ob eine Position umlagefähig ist und wie Instandhaltungsmaßnahmen zu bewerten sind, bleibt eine fachliche und rechtliche Entscheidung Ihrer Verwaltung.
Funktioniert Stapelweise nur mit standardisierten Formularen und Rechnungslayouts?
Nein. Stapelweise arbeitet nicht ausschließlich mit fest programmierten Formularmasken. Auch abweichende Layouts von Handwerker- und Versorgerrechnungen können verarbeitet werden. Unsichere Erkennungen werden automatisch zur manuellen Prüfung gekennzeichnet.
Wie wird Stapelweise in unsere bestehende Hausverwaltungssoftware integriert?
Dokumente und ausgelesene Angaben werden direkt an Ihre angebundene Hausverwaltungssoftware, Finanzbuchhaltung oder Ihr Dokumentenmanagementsystem übergeben. Ihre Mitarbeitenden müssen nicht zusätzlich in einer weiteren Insellösung arbeiten.
Wo werden unsere Mieter-, Eigentümer- und Objektdaten verarbeitet?
Sie entscheiden das Betriebsmodell: auf einer lokalen KI-Box in Ihrer eigenen Infrastruktur, in der europäischen Stapelweise-Cloud oder in einer Cloud-Umgebung Ihrer Wahl. Zugriffsrechte, Protokollierung, Speicherfristen und Schnittstellen werden dabei an Ihre Anforderungen angepasst.
Was passiert bei fehlenden oder widersprüchlichen Angaben, etwa bei Zählerständen oder Rechnungsbeträgen?
Diese werden nicht automatisch übernommen, sondern mit einem konkreten Hinweis an Objektbetreuung oder Buchhaltung weitergegeben. So lässt sich gezielt nachfordern oder klären, statt pauschal beim Absender nachzufragen.
Lassen sich die Prüfschritte für Revision und die Beschlusssammlung nachvollziehen?
Ja. Verarbeitungsschritte, automatische Prüfhinweise und manuelle Korrekturen können lückenlos protokolliert werden, und jede ausgelesene Angabe lässt sich bis zum zugrunde liegenden Originaldokument zurückverfolgen.
Wie viel Zeit verliert Ihre Verwaltung heute beim Zuordnen und Nachtragen?
Testen Sie Stapelweise mit einer typischen Rechnung, einem Zählerstandfoto oder einem Übergabeprotokoll. Gemeinsam prüfen wir, welche Angaben zuverlässig erkannt werden, welche formalen Prüfungen sinnvoll sind und wie die Übergabe an Ihre Verwaltungssoftware aussehen kann.