Mandantenunterlagen geordnet, bevor die Bearbeitung beginnt.
Eingangsrechnungen, Kassenbelege, Kontoauszüge, Verträge und Jahresabschlussunterlagen kommen über Portale, E-Mail, Uploads und Scanstrecken herein.
Stapelweise sortiert die Dokumente automatisch, ordnet sie dem richtigen Mandat und Zeitraum zu und liest die wichtigsten Angaben aus. Formale Fehler, Dubletten und widersprüchliche Werte werden erkannt und an die zuständigen Fachkräfte weitergegeben, während Buchung und steuerliche Würdigung bei Ihrer Kanzlei bleiben.
Ausgangslage
Hohe Belegmengen
Eingangsrechnungen, Kassenbelege, Kontoauszüge und Vertragsunterlagen laufen für jedes Mandat einzeln zusammen und müssen gesichtet werden, bevor die fachliche Arbeit beginnen kann.
Verteilte Kanäle
Mandantenportal, E-Mail, mobiler Upload und Scanstrecke liefern Unterlagen getrennt an, die erst zusammengeführt und dem richtigen Mandat zugeordnet werden müssen.
Aufwendige Vorarbeiten
Trennen, Benennen, Zuordnen und Übertragen der Belegangaben binden Kapazitäten, die für Buchung, steuerliche Würdigung und Beratung fehlen.
Fehleranfällige Erfassung
Dubletten, fehlende Angaben und Übertragungsfehler zwischen Beleg und Buchhaltungssystem fallen bei manueller Prüfung oft erst spät auf.
Digital eingereicht heißt noch nicht verarbeitungsfertig
Mandantinnen und Mandanten liefern Unterlagen auf sehr unterschiedliche Weise.
Eine Rechnung kommt als E-Rechnung, die nächste als PDF-Anhang und der Bewirtungsbeleg als Handyfoto. Ein mehrseitiger Kontoauszug liegt zwischen Verträgen und Kassenberichten in einem Sammelscan. Für den Jahresabschluss werden weitere Nachweise später und über andere Kanäle nachgereicht.
Bevor die fachliche Arbeit beginnen kann, müssen Kanzleien deshalb häufig:
- Dokumente trennen und benennen
- Unterlagen dem richtigen Mandat zuordnen
- Belegangaben übertragen
- Wirtschaftsjahr und Leistungszeitraum bestimmen
- mögliche Dubletten erkennen
- fehlende oder unvollständige Unterlagen feststellen
- Belege für Rückfragen und Prüfung auffindbar halten
Stapelweise übernimmt diese vorbereitenden Schritte und übergibt Dokumente und Daten an die bestehenden Kanzlei- und Rechnungswesensysteme.
Viele Dokumente. Viele Mandate. Eine geordnete Bearbeitung.
Eingangsrechnung
direkt in Ihre DATEV-Anwendungen oder Ihr Kanzleimanagementsystem.
Wie es funktioniert
Methodik trifft führende KI-Technologie.
1. Import
Dokumente laufen über Mandantenportale, E-Mail oder mobile Uploads automatisch zusammen. E-Rechnungen werden strukturiert übernommen, PDF- und Bildbelege ausgelesen.
Dokumente laufen über Mandantenportale, E-Mail oder mobile Uploads automatisch zusammen. E-Rechnungen werden strukturiert übernommen, PDF- und Bildbelege ausgelesen.
Enthält eine Datei mehrere Rechnungen oder Verträge, wird sie automatisch zerlegt. Zusammengehörige Seiten bleiben verbunden.
Stapelweise erkennt die Dokumentart, etwa Eingangsrechnung oder Kontoauszug. Relevante Angaben wie Beträge oder Zahlungsziel werden gezielt ausgelesen.
Eindeutige Angaben werden mit den Stammdaten abgeglichen. Formale Prüfungen erkennen Widersprüche, die fachliche Bewertung bleibt bei Ihrer Kanzlei.
Die Ergebnisse gehen an DATEV, Kanzleimanagementsystem oder digitale Steuerakte. Ihre Mitarbeitenden arbeiten weiter in den vertrauten Systemen.
Typische Einsatzbereiche in der Steuerberatung
Buchführung
Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Kassenbelege werden dem richtigen Mandat zugeordnet und mit Kontierungsvorschlägen anhand freigegebener Regeln und Stammdaten versehen. Unklare Fälle werden zur Prüfung vorgelegt.
Jahresabschluss
Verträge, Saldenbestätigungen, Darlehensunterlagen und weitere Abschlussunterlagen werden nach Mandat, Jahr und Sachgebiet geordnet.
Steuerdeklaration
Steuerbescheide und Nachweise werden ausgelesen, der richtigen Steuerakte zugeordnet und für den Abgleich mit Erklärungsdaten vorbereitet.
Lohn und Personal
Stundenzettel und weitere mandantenseitige Unterlagen werden strukturiert an die Lohnbearbeitung übergeben. Sozialversicherungsmeldungen bleiben in den dafür vorgesehenen Verfahren.
Typische Einsatzbereiche in der Wirtschaftsprüfung
Datenräume strukturieren
Verträge, Rechnungen, Saldenbestätigungen und weitere Prüfungsnachweise werden erkannt, benannt und den Prüfungsfeldern zugeordnet. Dokumente und Fundstellen bleiben dabei miteinander verbunden.
Stichproben zusammenstellen
Angeforderte Nachweise werden anhand von Belegnummern, Beträgen, Geschäftspartnern oder Zeiträumen gefunden und mit den zugehörigen Buchungsdaten verbunden.
Vollständigkeit prüfen
Stapelweise kennzeichnet, welche angeforderten Dokumente vorliegen und welche noch fehlen.
Vertragsanalyse vorbereiten
Laufzeiten, Kündigungsfristen, Parteien, Beträge und Beschlussdaten werden ausgelesen und für die fachliche Prüfung bereitgestellt.
Steuerkanzlei mit laufender Finanzbuchführung: Ein Beispiel
Vom Sammel-PDF zur prüfbereiten Belegsammlung
Ein Mandant lädt eine PDF-Datei mit 180 Seiten hoch. Darin befinden sich Eingangsrechnungen, Kassenbelege, Kontoauszüge und zwei Verträge.
Stapelweise zerlegt die Datei in einzelne Dokumente, erkennt die Belegarten und ordnet sie dem Mandat und Buchungszeitraum zu. Rechnungsnummern, Daten, Beträge und Steuersätze werden ausgelesen.
Drei Rechnungen weisen dieselbe Rechnungsnummer und denselben Betrag auf. Eine weitere Rechnung enthält eine neue Bankverbindung. Diese Fälle werden mit konkreten Prüfhinweisen an die zuständige Fachkraft übergeben.
Die fachliche Kontierung und Buchungsfreigabe bleiben bei der Kanzlei.
Showroom →Früher haben wir Sammel-PDFs erst einmal auseinandergenommen, bevor überhaupt jemand fachlich draufschauen konnte. Heute liegen die Belege dem richtigen Mandat zugeordnet und ausgelesen vor, wir prüfen statt zu sortieren.
Der Effekt für Ihr Unternehmen
Weniger Sortieraufwand
Dokumente werden automatisch getrennt, benannt und dem richtigen Mandat zugeordnet. Benötigte Belegdaten stehen strukturiert bereit.
Alle Formate in einem Prozess
Strukturierte E-Rechnungen, PDFs, Scans und Fotos werden gemeinsam verarbeitet. Der empfangene Beleg bleibt erhalten und wird mit den ausgelesenen Daten verbunden.
Frühe Fehlererkennung
Mögliche Dubletten, fehlende Angaben und widersprüchliche Werte werden vor der fachlichen Bearbeitung sichtbar.
Verantwortung bleibt bei Ihnen
Stapelweise bereitet vor und macht Unsicherheiten sichtbar. Buchung, steuerliche Beurteilung und Prüfungsurteil bleiben bei Ihnen.
Für wen sich Stapelweise lohnt
Unterlagen liegen bereits getrennt, zugeordnet und ausgelesen vor.
→ Die Bearbeitung beginnt mit Prüfung statt mit Ablage.
Unklare oder auffällige Fälle werden gezielt vorgelegt.
→ Routinetätigkeiten binden weniger fachliche Zeit.
Mandantenseitige Nachweise und Änderungsunterlagen liegen strukturiert vorbereitet vor.
→ Die Lohnabrechnung kann direkt darauf aufsetzen.
Prüfungsunterlagen sind nach Vorgang und Prüfungsfeld erschlossen.
→ Fundstellen bleiben nachvollziehbar.
Stapelweise wird an bestehende Systeme angebunden.
→ Betrieb auf einer lokalen KI-Box, in der Stapelweise-Cloud oder in Ihrer eigenen Cloud, je nach Anforderung.
Auch für andere Branchen im Einsatz
Ihre Daten. Ihre Infrastruktur. Ihre Entscheidung.
Stapelweise steht in drei Betriebsvarianten zur Verfügung.
„Bring Your Own“
Stapelweise wird auf Ihrer eigenen oder von Ihnen selbst ausgewählten und gebuchten Cloud-Umgebung gehostet und marktübliche Frontier-Modelle vom Anbieter Ihrer Wahl (Mistral, OpenAI, Anthropic und andere) genutzt.
Stapelweise-Cloud | Server der apicodo AG
Stapelweise wird auf der europäisch und DSGVO-konform gehosteten Cloud-Infrastruktur von Stapelweise (apicodo AG) betrieben. Es kommen leistungsfähige Open-Source-Modelle zum Einsatz, die regelmäßig aktualisiert werden.
Lokale KI-Box
Stapelweise läuft „on premise“, d. h. die Dokumente und Daten werden auf lokaler Rechenkapazität verarbeitet, die sich bei Ihnen vor Ort befindet und von der Außenwelt abgeschirmt ist. Zum Einsatz auf dem lokalen Chip kommen leistungsfähige Open-Source-Modelle.
Unabhängig vom gewählten Modell können Zugriffsrechte, Protokollierung, Speicherfristen und Schnittstellen an Ihre Anforderungen angepasst werden.
Warum Stapelweise für Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung?
Mehr als Belegerkennung
Stapelweise verbindet Dokumentart, Mandat, Zeitraum, Originalbeleg und strukturierte Daten.
Kanzlei entscheidet
Kontierungs- und Bearbeitungsvorschläge bleiben Vorschläge. Fachliche Prüfung und Freigabe erfolgen in der Kanzlei.
Unsicherheit wird sichtbar
Nicht eindeutig erkannte Werte werden nicht stillschweigend übernommen, sondern zur Prüfung gekennzeichnet.
Alle Formate vereint
E-Rechnungen, PDFs, Scans, Fotos, Verträge und Bescheide können gemeinsam verarbeitet werden.
Keine Insellösung
Die Ergebnisse können direkt in die angebundenen Systeme übertragen werden.
Häufige Fragen und Antworten
Trifft Stapelweise die Buchungs- oder Prüfungsentscheidung?
Nein. Stapelweise bereitet Belege und Unterlagen auf und kann Kontierungsvorschläge auf Grundlage freigegebener Regeln erzeugen. Die Buchung, die steuerliche Würdigung und das Prüfungsurteil bleiben bei der zuständigen Fachkraft.
Kommt Stapelweise auch mit wechselnden Beleg- und Formularlayouts zurecht?
Ja. Stapelweise erkennt Dokumentarten unabhängig vom konkreten Layout, ob als strukturierte E-Rechnung, PDF, Scan oder Foto, und liest die benötigten Angaben aus.
Wie bindet sich Stapelweise an DATEV und unsere Kanzleisysteme an?
Über bestehende Schnittstellen. Dokumente und ausgelesene Daten werden strukturiert an Ihre DATEV-Anwendungen, Ihr Kanzleimanagementsystem oder andere angebundene Systeme übergeben.
Wo werden unsere Mandanten- und Prüfungsdaten verarbeitet?
Das bestimmen Sie. Stapelweise kann auf einer lokalen KI-Box in Ihrer Kanzlei, in der europäischen Stapelweise-Cloud oder in einer Cloud-Umgebung Ihrer Wahl betrieben werden. Auf der KI-Box und in der Stapelweise-Cloud verlassen Dokumente und Inhaltsdaten die gewählte Betriebsumgebung nicht.
Was passiert bei fehlenden oder widersprüchlichen Angaben?
Solche Fälle werden nicht automatisch übernommen. Stapelweise kennzeichnet mögliche Dubletten, fehlende Unterlagen und widersprüchliche Werte und legt sie gezielt der zuständigen Fachkraft zur Prüfung vor.
Bleiben Fundstellen für Rückfragen und Prüfung nachvollziehbar?
Ja. Jeder ausgelesene Wert bleibt mit seiner Fundstelle im Originaldokument verbunden, sodass sich Angaben jederzeit im Beleg nachvollziehen lassen.
Wie viel Handarbeit steckt heute noch zwischen Dokumenteneingang und fachlicher Bearbeitung?
Testen Sie Stapelweise mit einem typischen Beleg, Vertrag oder Sammel-PDF. Gemeinsam prüfen wir, welche Angaben zuverlässig erkannt werden, welche formalen Prüfungen sinnvoll sind und wie die Übergabe an Ihre Kanzlei- oder Prüfungssysteme aussehen kann.