Mehr Zeit für die Versorgung. Weniger Zeit für Erfassung und Ablage.
Verordnungen häuslicher Krankenpflege, Genehmigungen, Leistungsnachweise und Kassenrückläufer erreichen Ihren Pflegedienst über unterschiedliche Wege. Stapelweise trennt und sortiert die Dokumente, ordnet sie der richtigen Klientenakte zu, liest die benötigten Angaben aus und übergibt Dokumente und Daten an Ihre Pflegesoftware.
*Beispiel eines mittelgroßen ambulanten Pflegedienstes.
Ausgangslage
Hohe Mengen an Unterlagen
Pro Klientin oder Klient müssen zahlreiche Unterlagen einzeln gesichtet werden.
Verteilte Eingangswege
Post, Fax, E-Mail und Fotos laufen getrennt ein und müssen manuell zusammengeführt werden.
Zeitaufwendige manuelle Zuordnung
Sortieren und Zuordnen bindet Zeit, die für Versorgung und Dokumentation fehlt.
Übersehene Fristen und Lücken
Auslaufende Verordnungen und offene Rückläufer fallen bei manueller Prüfung oft erst spät auf.
Vielfalt an Dokumenten. Über vielfältige Wege.
Verordnung häuslicher Krankenpflege
direkt in Ihre Pflegesoftware, die Tourenplanung oder die nächste Abrechnung mit den Kassen.
Wie es funktioniert
Methodik trifft führende KI-Technologie.
1. Import
Verordnungen, Genehmigungen und Kassenpost laufen automatisch zusammen. Alles landet zentral in einem digitalen Eingang.
Verordnungen, Genehmigungen und Kassenpost laufen automatisch zusammen. Alles landet zentral in einem digitalen Eingang.
Enthält ein Scan mehrere Dokumente, wird er automatisch aufgeteilt. So entsteht sofort eine klare Struktur.
Stapelweise erkennt die Dokumentart, etwa Verordnung oder Pflegegradbescheid. Relevante Angaben werden gezielt ausgelesen.
Angaben wie Name oder Versichertennummer werden mit den Stammdaten abgeglichen. Auffälligkeiten werden markiert und Ihren Mitarbeitenden zur Prüfung vorgelegt.
Die Ergebnisse gehen an Pflegesoftware, Klientenakte oder Abrechnung. Dokument und Daten bleiben verbunden.
Der ambulante Pflegedienst: Ein Beispiel
Von der eingehenden Verordnung bis zur vollständigen Akte: Wie ein ambulanter Pflegedienst Verordnungen, Genehmigungen und Kassenrückläufer neu organisiert hat
Verordnungen kamen per Fax, Genehmigungen per Post und ergänzende Unterlagen als Foto aus der Tour. Die Mitarbeitenden mussten Dokumente immer wieder öffnen, zuordnen, prüfen und manuell in die Pflegesoftware übertragen.
Heute werden die Unterlagen zentral erfasst, automatisch getrennt und der richtigen Klientenakte zugeordnet. Relevante Angaben stehen strukturiert zur Verfügung. Fehlende Genehmigungen und auslaufende Zeiträume werden frühzeitig sichtbar.
Showroom →Unsere Pflegekräfte sollen Menschen versorgen und ihre Arbeit fachlich dokumentieren. Das wiederholte Erfassen, Zuordnen und Nachtragen von Verordnungen und Genehmigungen kostet unnötig Zeit. Seit die Unterlagen automatisch ausgelesen und der richtigen Klientenakte zugeordnet werden, haben wir deutlich mehr Ruhe in unseren Abläufen.
Der Effekt für Ihr Unternehmen
Weniger manuelle Erfassung
Stammdaten und Verordnungszeiträume müssen nicht mehr abgeschrieben werden – auch aus Scans, Fotos oder Handschrift.
Vollständigere Unterlagen
Fehlende Seiten und widersprüchliche Angaben werden frühzeitig sichtbar, bevor sie Versorgung oder Abrechnung verzögern.
Fristen besser im Blick
Auslaufende Verordnungen und fehlende Genehmigungen werden automatisch erkannt und weitergegeben.
Anschluss an bestehende Systeme
Die Verarbeitung fügt sich in Ihre Systemlandschaft ein, Mitarbeitende arbeiten weiter mit der vertrauten Pflegesoftware.
Für wen sich Stapelweise lohnt
Weniger Zeit für das Sortieren, Zuordnen und Nachtragen von Unterlagen.
→ Mehr Zeit für Versorgung und Dokumentation.
Ein klarer Überblick über offene Vorgänge, fehlende Genehmigungen und auslaufende Verordnungen.
→ Keine Suche mehr über Ordner und Postfächer.
Leistungsnachweise, Genehmigungen und Kassenrückläufer stehen geordnet und zugeordnet bereit.
→ Fehlende Informationen fallen vor Übermittlung auf.
Bessere Auskunftsfähigkeit ohne langes Suchen.
→ Alle Unterlagen an einem Ort abrufbar.
Auch für andere Branchen im Einsatz
Warum Stapelweise für Pflege & Fürsorge
Zentraler Eingang
Dokumente aus Post, Fax, E-Mail, Scan und Tour werden an einer Stelle verarbeitet.
Dokument und Daten verbunden
Original und ausgelesene Angaben werden gemeinsam ans Zielsystem übergeben.
Unklare Fälle sichtbar
Unvollständige oder widersprüchliche Dokumente werden zur Prüfung markiert.
Neue Vorlagen ergänzbar
Ändern sich Formulare, wird die Verarbeitung angepasst, ohne neuen Arbeitsablauf.
Passt zu Ihrem Pflegedienst
Dokumentarten, Datenfelder und Prüfregeln werden an Ihre Abläufe angepasst.
Volle Datenhoheit.
Stapelweise steht in drei Betriebsvarianten zur Verfügung.
„Bring Your Own“
Stapelweise wird auf Ihrer eigenen oder von Ihnen selbst ausgewählten und gebuchten Cloud-Umgebung gehostet und marktübliche Frontier-Modelle vom Anbieter Ihrer Wahl (Mistral, OpenAI, Anthropic und andere) genutzt.
Stapelweise-Cloud | Server der apicodo AG
Stapelweise wird auf der europäisch und DSGVO-konform gehosteten Cloud-Infrastruktur von Stapelweise (apicodo AG) betrieben. Es kommen leistungsfähige Open-Source-Modelle zum Einsatz, die regelmäßig aktualisiert werden.
Lokale KI-Box
Stapelweise läuft „on premise“, d. h. die Dokumente und Daten werden auf lokaler Rechenkapazität verarbeitet, die sich bei Ihnen vor Ort befindet und von der Außenwelt abgeschirmt ist. Zum Einsatz auf dem lokalen Chip kommen leistungsfähige Open-Source-Modelle.
Unabhängig vom gewählten Modell können Zugriffsrechte, Protokollierung, Speicherfristen und Schnittstellen an Ihre Anforderungen angepasst werden.
Sensible Versorgungsdaten bleiben stets unter Ihrer Kontrolle
In der lokalen Betriebsvariante verarbeitet die Stapelweise KI-Box Verordnungen, Leistungsnachweise, Pflegeunterlagen und Abrechnungsdaten direkt in Ihrer Einrichtung. Dokumente müssen dafür nicht an ein externes KI-Modell oder eine öffentliche Cloud übertragen werden. Zugriffsrechte, Speicherorte und Löschfristen können entsprechend Ihrer internen Vorgaben eingerichtet werden.
Mehr über die lokale Verarbeitung erfahren →Häufige Fragen und Antworten
Trifft Stapelweise pflegerische oder fachliche Entscheidungen?
Nein. Stapelweise sortiert Dokumente, liest Angaben aus und kennzeichnet fehlende, widersprüchliche oder nicht eindeutig lesbare Informationen zur Prüfung. Die fachliche Entscheidung bleibt jederzeit bei Ihren Mitarbeitenden.
Funktioniert Stapelweise nur mit standardisierten Formularen?
Nein. Stapelweise verarbeitet gedruckte Dokumente, Scans und Fotos, auch bei abweichenden Layouts. Handschriftliche Ergänzungen können erkannt werden, nicht eindeutig lesbare Angaben werden zur Prüfung markiert.
Wie erfolgt die Integration in unsere Pflegesoftware?
Die ausgelesenen Angaben und Originaldokumente werden je nach eingesetzter Systemlandschaft an Ihre Pflegesoftware, die digitale Klientenakte, das Dokumentenmanagement, die Einsatz- und Tourenplanung, die Verwaltung oder die Abrechnung übergeben.
Wo werden unsere Daten verarbeitet?
Sie entscheiden das Betriebsmodell: auf einer lokalen KI-Box in Ihrer Einrichtung, in der europäischen Stapelweise-Cloud oder in einer Cloud-Umgebung Ihrer Wahl. Zugriffsrechte, Protokollierung, Speicherfristen und Schnittstellen werden dabei an Ihre Anforderungen angepasst.
Was passiert bei fehlenden oder widersprüchlichen Angaben?
Fehlende, widersprüchliche oder nicht eindeutig lesbare Informationen werden gekennzeichnet und einer zuständigen Person zur Prüfung vorgelegt, statt automatisch übergangen zu werden.
Lässt sich die Verarbeitung nachvollziehen und protokollieren?
Ja. Dokument und ausgelesene Daten bleiben miteinander verbunden, und die einzelnen Verarbeitungsschritte von Import über Splitting und Extrahierung bis zur Validierung laufen nachvollziehbar ab.