Ablieferbeleg da. Rechnung raus.
Frachtbriefe, Lieferscheine und Ablieferbelege erreichen Sie als Handyfoto, Scan oder E-Mail von Fahrern und Partnern.
Stapelweise erkennt die Dokumentart, ordnet sie der richtigen Sendung zu und gleicht die Angaben mit dem Transportauftrag ab. Fehlende Unterschriften oder abweichende Packstückzahlen werden erkannt und an Disposition oder Abrechnung weitergegeben.
Ausgangslage
Hohe Belegmengen
Pro Tour und Sendung kommen mehrere Frachtbriefe, Lieferscheine und Ablieferbelege zusammen, die einzeln gesichtet und der richtigen Sendung zugeordnet werden müssen.
Verteilte Kanäle
Fahrer-Apps, E-Mail-Postfächer, Scanstrecken, Kundenportale und Schnittstellen liefern Belege getrennt an, die erst zusammengeführt werden müssen.
Verzögerte Abrechnung
Solange der Abliefernachweis fehlt oder nicht zugeordnet ist, kann die Sendung nicht abgerechnet werden. Das bindet Zeit in Disposition und Abrechnung.
Fehleranfällige Prüfung
Fehlende Unterschriften, unklare Fotos oder abweichende Packstückzahlen fallen bei manueller Sichtung oft erst spät auf. Das führt zu Rückfragen und verzögert die Abrechnung zusätzlich.
Vom Beleg zur abrechnungsfähigen Sendung
CMR-Frachtbrief
direkt in Ihr Transportmanagementsystem (TMS) oder die digitale Sendungsakte.
Wie es funktioniert
Methodik trifft führende KI-Technologie.
1. Import
Transportdokumente laufen über Fahrer-Apps, E-Mail oder Portale automatisch zusammen. Fotos werden ebenso verarbeitet wie mehrseitige PDFs.
Transportdokumente laufen über Fahrer-Apps, E-Mail oder Portale automatisch zusammen. Fotos werden ebenso verarbeitet wie mehrseitige PDFs.
Enthält eine Datei mehrere Belege, wird sie automatisch zerlegt. Zusammengehörige Seiten bleiben verbunden.
Stapelweise erkennt die Dokumentart, etwa Frachtbrief oder Ablieferbeleg. Relevante Angaben wie Sendungsnummer oder Gewicht werden ausgelesen.
Eindeutige Angaben werden mit den Transportdaten abgeglichen. Widersprüche werden erkannt, die Entscheidung bleibt bei Ihren Mitarbeitenden.
Die Ergebnisse gehen an Transportmanagement, Zollanwendung oder Kundenportal. Ihre Mitarbeitenden arbeiten weiter in den vertrauten Systemen.
Spedition & Stückgutverkehr: Ein Beispiel
Vom Foto aus dem Fahrerhaus zur abrechnungsfähigen Sendung
Nach der Zustellung fotografiert der Fahrer den unterschriebenen Ablieferbeleg. Das Bild ist leicht schief und enthält handschriftliche Ergänzungen.
Stapelweise richtet das Foto aus, erkennt den Ablieferbeleg und liest Sendungsnummer, Empfänger, Lieferzeit und Packstückzahl aus. Die Angaben werden mit dem Transportauftrag abgeglichen.
Die Sendungsnummer und der Empfänger stimmen überein. Bei der Packstückzahl gibt es jedoch eine Abweichung. Der Beleg wird deshalb nicht unbemerkt weitergegeben, sondern mit einem konkreten Prüfhinweis an die Disposition übermittelt.
Nach der Klärung steht das Dokument zusammen mit den strukturierten Angaben für die Abrechnung bereit.
Showroom →Früher haben wir jeden Ablieferbeleg erst suchen und der richtigen Sendung zuordnen müssen, bevor die Abrechnung überhaupt starten konnte. Heute liegt der Beleg schon geprüft und zugeordnet vor uns, wenn wir ihn öffnen — Abweichungen bei Packstückzahl oder Unterschrift sind schon markiert.
Der Effekt für Ihr Unternehmen
Schnellere Abrechnung
Ablieferbelege stehen kurz nach der Zustellung in der Sendungsakte bereit. Die Abrechnung muss nicht auf Papierbelege aus dem Fahrerhaus warten.
Weniger manuelle Zuordnung
Auftrags- und Sendungsnummern werden automatisch erkannt und mit den vorhandenen Transportdaten abgeglichen.
Fehlende Nachweise früh erkennen
Unterschriften, Seiten oder abrechnungsrelevante Dokumente können gezielt geprüft werden, bevor ein Vorgang in der Abrechnung hängen bleibt.
Anschluss an bestehende Systeme
Dokumente und Daten werden an die angebundenen Transport-, Abrechnungs- oder Dokumentenmanagementsysteme übergeben.
Für wen sich Stapelweise lohnt
Belege und Abweichungen sind direkt am Transportauftrag sichtbar.
→ Mitarbeitende müssen nicht mehr in Postfächern, Fahrer-Chats und Scanordnern suchen.
Abliefernachweise werden automatisch der richtigen Sendung zugeordnet.
→ Fehlende oder unklare Angaben sind schon vor dem Rechnungslauf sichtbar.
Ein Foto oder Upload genügt.
→ Das manuelle Benennen, Zuordnen und Weiterleiten des Belegs entfällt.
Transportdokumente, Empfangsbestätigungen und Schadensvermerke liegen strukturiert in der Sendungsakte vor.
→ Reklamationen lassen sich schnell auffinden und bearbeiten.
Definierte Angaben aus Zoll- und Exportdokumenten stehen strukturiert zur Verfügung.
→ Fachliche Entscheidungen bleiben vollständig beim zuständigen Team.
Stapelweise wird an bestehende Systeme angebunden.
→ Der Betrieb ist auf einer lokalen KI-Box, in der Stapelweise-Cloud oder in Ihrer eigenen Cloud möglich, ganz nach Ihren Anforderungen.
Auch für andere Branchen im Einsatz
Ihre Daten. Ihre Infrastruktur. Ihre Entscheidung.
Stapelweise steht in drei Betriebsvarianten zur Verfügung.
„Bring Your Own“
Stapelweise wird auf Ihrer eigenen oder von Ihnen selbst ausgewählten und gebuchten Cloud-Umgebung gehostet und marktübliche Frontier-Modelle vom Anbieter Ihrer Wahl (Mistral, OpenAI, Anthropic und andere) genutzt.
Stapelweise-Cloud | Server der apicodo AG
Stapelweise wird auf der europäisch und DSGVO-konform gehosteten Cloud-Infrastruktur von Stapelweise (apicodo AG) betrieben. Es kommen leistungsfähige Open-Source-Modelle zum Einsatz, die regelmäßig aktualisiert werden.
Lokale KI-Box
Stapelweise läuft „on premise“, d. h. die Dokumente und Daten werden auf lokaler Rechenkapazität verarbeitet, die sich bei Ihnen vor Ort befindet und von der Außenwelt abgeschirmt ist. Zum Einsatz auf dem lokalen Chip kommen leistungsfähige Open-Source-Modelle.
Unabhängig vom gewählten Modell können Zugriffsrechte, Protokollierung, Speicherfristen und Schnittstellen an Ihre Anforderungen angepasst werden.
Warum Stapelweise für Logistik und Spedition?
Flexible Verarbeitung
Stapelweise verarbeitet Dokumente verschiedener Auftraggeber und Partner, unsichere Erkennungen werden zur Prüfung gekennzeichnet.
Automatischer Abgleich
Vorhandene Daten aus dem Transportmanagementsystem dienen als Referenz für Zuordnung und Plausibilitätschecks.
Mensch entscheidet
Stapelweise bereitet vor und kennzeichnet Unstimmigkeiten, Disposition, Abrechnung und Fachbereiche entscheiden über die weitere Bearbeitung.
Nahtlose Integration
Jede Angabe bleibt zum Originaldokument rückverfolgbar und fließt direkt in die angebundenen Systeme.
Häufige Fragen und Antworten
Trifft Stapelweise Entscheidungen über Fracht, Zoll oder Gefahrgut?
Nein. Stapelweise erkennt Dokumentarten, liest Angaben aus und gleicht sie mit Ihren Transportdaten ab. Rechtliche, zollfachliche oder gefahrgutrechtliche Entscheidungen bleiben vollständig bei Ihren Mitarbeitenden und Systemen.
Funktioniert Stapelweise nur mit standardisierten Frachtpapieren?
Nein. Stapelweise verarbeitet Dokumente unterschiedlicher Auftraggeber und Partner, auch abweichende Layouts, Handyfotos und Sammelscans. Unsichere Erkennungen werden automatisch zur manuellen Prüfung gekennzeichnet.
Wie wird Stapelweise in unser Transportmanagementsystem integriert?
Dokumente und strukturierte Daten werden direkt an Ihr angebundenes Transportmanagementsystem, Ihre Abrechnungssoftware oder Ihr Dokumentenmanagementsystem übergeben. Ihre Mitarbeitenden müssen nicht zusätzlich in einer weiteren Insellösung arbeiten.
Wo werden unsere Transport- und Kundendaten verarbeitet?
Sie entscheiden das Betriebsmodell: auf einer lokalen KI-Box in Ihrem Standort, in der europäischen Stapelweise-Cloud oder in einer Cloud-Umgebung Ihrer Wahl. Zugriffsrechte, Protokollierung, Speicherfristen und Schnittstellen werden dabei an Ihre Anforderungen angepasst.
Was passiert bei fehlenden Unterschriften oder abweichenden Packstückzahlen?
Solche Abweichungen werden nicht automatisch übergangen, sondern mit einem konkreten Prüfhinweis an Disposition, Service oder Abrechnung weitergegeben. So lässt sich gezielt klären, statt den Vorgang unbemerkt weiterlaufen zu lassen.
Lassen sich die Prüfschritte für Revision und Compliance nachvollziehen?
Ja. Verarbeitungsschritte, automatische Prüfhinweise und manuelle Korrekturen können lückenlos protokolliert werden, und jede ausgelesene Angabe lässt sich bis zum zugrunde liegenden Originaldokument zurückverfolgen.
Wie lange warten Sie heute auf den letzten Beleg einer Sendung?
Testen Sie Stapelweise mit einem typischen Frachtbrief, Lieferschein oder Ablieferbeleg. Gemeinsam prüfen wir, welche Angaben zuverlässig erkannt werden, welche formalen Prüfungen sinnvoll sind und wie die Übergabe an Ihr Transportmanagementsystem aussehen kann.