Vom Bewerbereingang zur prüfbereiten Akte
Zeugnisse, Notenübersichten und Sprachnachweise sortiert Stapelweise automatisch und ordnet sie der richtigen Bewerbung zu. Fehlende oder unklare Angaben werden erkannt und an die zuständigen Mitarbeitenden weitergegeben, die Zulassungsentscheidung bleibt bei Ihrer Hochschule.
Ausgangslage
Hohe Bewerbungsmengen
Gerade in den Wochen vor Bewerbungsschluss kommen zu jeder Bewerbung mehrere Zeugnisse, Nachweise und Anlagen zusammen, die einzeln gesichtet werden müssen.
Viele Eingangskanäle
Bewerbungsportal, Campus-Management-System, Datei-Upload und Post liefern Unterlagen getrennt an, die erst der richtigen Bewerbung zugeordnet werden müssen.
Lange Bearbeitungszeiten
Sichtung, Zuordnung und Abgleich mit den Portaldaten binden Kapazitäten, die in der eigentlichen Zulassungsprüfung fehlen.
Fehleranfällige manuelle Prüfung
Übertragungsfehler und übersehene Widersprüche zwischen Zeugnisangaben und Formulardaten fallen oft erst spät auf.
Viele Nachweise. Viele Varianten. Eine geordnete Bewerbungsakte.
Hochschulzugangsberechtigung
direkt in Ihr Campus-Management-System oder die digitale Bewerbungsakte.
Wie es funktioniert
Methodik trifft führende KI-Technologie.
1. Import
Bewerbungen laufen über Portale oder Campus-Management automatisch zusammen. Nachreichungen werden dem bestehenden Vorgang zugeordnet.
Bewerbungen laufen über Portale oder Campus-Management automatisch zusammen. Nachreichungen werden dem bestehenden Vorgang zugeordnet.
Enthält eine Datei mehrere Nachweise, wird sie automatisch zerlegt. Zusammengehörige Seiten bleiben verbunden.
Stapelweise erkennt die Dokumentart, etwa Abschlussurkunde oder Sprachnachweis. Relevante Angaben wie Noten werden ausgelesen.
Angaben werden mit dem Campus-Management-System abgeglichen. Widersprüche werden erkannt, die Zulassungsentscheidung bleibt bei Ihnen.
Die Ergebnisse gehen an Zulassungssystem oder Studierendenakte. Ihre Mitarbeitenden arbeiten weiter in den vertrauten Systemen.
Bewerbung und Zulassung: Ein Beispiel
Von der hochgeladenen Zeugnisdatei zur prüfbereiten Bewerbung
Eine Bewerbung wird im Portal angelegt. Das Abschlusszeugnis, die Fächer- und Notenübersicht und ein Sprachnachweis werden gemeinsam als eine PDF-Datei hochgeladen. Eine beglaubigte Übersetzung wird zwei Tage später nachgereicht.
Stapelweise trennt die Dokumente, ordnet sie der Bewerbung zu und verbindet die Übersetzung mit dem zugehörigen Original. Abschlussart, Institution, Abschlussdatum, Gesamtnote, Module, Leistungspunkte und Sprachlevel werden ausgelesen.
Das System erkennt, dass eine Seite des Transcripts fehlt, und gibt den Vorgang mit einem konkreten Hinweis an die Sachbearbeitung weiter. Die Hochschule entscheidet anschließend, ob die Bewerbung vollständig und zulassungsfähig ist.
Showroom →Früher haben wir jede Bewerbung erst zusammensortieren müssen, bevor die eigentliche Zulassungsprüfung überhaupt beginnen konnte. Heute liegt der Vorgang bereits vorbereitet vor uns, wenn wir ihn öffnen — fehlende oder widersprüchliche Angaben sind schon markiert.
Der Effekt für Ihr Unternehmen
Weniger manuelle Datenerfassung
Noten, Abschlüsse, Zeiträume und weitere Angaben müssen nicht mehr wiederholt aus Zeugnissen und Nachweisen übertragen werden.
Vollständigere Bewerbungsakten
Fehlende Dokumente, Seiten und Übersetzungen werden frühzeitig sichtbar. Nachforderungen können konkret formuliert werden.
Weniger pauschale Rückfragen
Bewerbende erfahren gezielt, welches Dokument oder welche Angabe noch fehlt, statt vollständige Unterlagen erneut einreichen zu müssen.
Bearbeitungsspitzen besser auffangen
Wiederkehrende Erfassungs- und Zuordnungsaufgaben werden automatisiert. So bleibt in kurzen Bewerbungs- und Immatrikulationsfristen mehr Zeit für die fachlich anspruchsvollen Fälle.
Für wen sich Stapelweise lohnt
Bewerbungs- und Immatrikulationsunterlagen liegen bereits getrennt, zugeordnet und ausgelesen vor.
→ Mitarbeitende können direkt mit der Prüfung beginnen, ohne Vorsortierung.
Erwartete Nachweise, Noten und weitere Verfahrenswerte sind strukturiert verfügbar.
→ Fehlende oder widersprüchliche Angaben werden gezielt gekennzeichnet, statt unbemerkt durchzurutschen.
Mehrsprachige Zeugnisse, Übersetzungen und unterschiedliche Notensysteme werden geordnet zusammengeführt.
→ Sie stehen strukturiert für die fachliche Bewertung bereit.
Transcripts, Module und Leistungspunkte stehen übersichtlich zur Verfügung.
→ Die fachliche Entscheidung bleibt vollständig bei den zuständigen Gremien.
Stapelweise wird an bestehende Campus-Management- und Bewerbungssysteme angebunden.
→ Betrieb auf einer lokalen KI-Box, in der Stapelweise-Cloud oder in Ihrer eigenen Cloud, ganz nach Ihren Anforderungen.
Verarbeitungsschritte, automatische Prüfhinweise und manuelle Korrekturen werden protokolliert.
→ Jede Angabe lässt sich bis zum Originaldokument zurückverfolgen.
Auch für andere Branchen im Einsatz
Ihre Daten. Ihre Infrastruktur. Ihre Entscheidung.
Stapelweise steht in drei Betriebsvarianten zur Verfügung.
„Bring Your Own“
Stapelweise wird auf Ihrer eigenen oder von Ihnen selbst ausgewählten und gebuchten Cloud-Umgebung gehostet und marktübliche Frontier-Modelle vom Anbieter Ihrer Wahl (Mistral, OpenAI, Anthropic und andere) genutzt.
Stapelweise-Cloud | Server der apicodo AG
Stapelweise wird auf der europäisch und DSGVO-konform gehosteten Cloud-Infrastruktur von Stapelweise (apicodo AG) betrieben. Es kommen leistungsfähige Open-Source-Modelle zum Einsatz, die regelmäßig aktualisiert werden.
Lokale KI-Box
Stapelweise läuft „on premise“, d. h. die Dokumente und Daten werden auf lokaler Rechenkapazität verarbeitet, die sich bei Ihnen vor Ort befindet und von der Außenwelt abgeschirmt ist. Zum Einsatz auf dem lokalen Chip kommen leistungsfähige Open-Source-Modelle.
Unabhängig vom gewählten Modell können Zugriffsrechte, Protokollierung, Speicherfristen und Schnittstellen an Ihre Anforderungen angepasst werden.
Warum Stapelweise für die Hochschulverwaltung?
Konfigurierbar
Benötigte Dokumente und Prüfregeln können nach Studiengang, Bewerbungsgruppe und Semester angepasst werden.
Mensch entscheidet
Stapelweise bereitet Unterlagen vor und kennzeichnet Unstimmigkeiten. Die fachliche und rechtliche Entscheidung bleibt bei der Hochschule.
Unsicherheit wird sichtbar
Nicht eindeutig erkannte Werte werden nicht stillschweigend übernommen, sondern zur Prüfung vorgelegt.
Nahtlose Integration
Jede Angabe bleibt zum Originaldokument rückverfolgbar und fließt direkt in die angebundenen Systeme.
Häufige Fragen und Antworten
Trifft Stapelweise die Zulassungsentscheidung?
Nein. Stapelweise sortiert, liest aus und gleicht Dokumente mit den Daten im Bewerbungsportal oder Campus-Management-System ab. Die Prüfung der Zugangsvoraussetzungen und die Zulassungsentscheidung bleiben vollständig bei Ihrer Hochschule.
Funktioniert Stapelweise nur mit standardisierten Zeugnisformularen?
Nein. Stapelweise verarbeitet Zeugnisse, Transcripts und Nachweise unterschiedlicher Institutionen und Länder, auch abweichende Layouts, Scans und Fotos. Unsichere Erkennungen werden automatisch zur manuellen Prüfung gekennzeichnet.
Wie wird Stapelweise in unser Campus-Management-System integriert?
Dokumente und strukturierte Daten werden direkt an Ihr angebundenes Campus-Management-, Bewerbungs- oder Dokumentenmanagementsystem übergeben. Ihre Mitarbeitenden müssen nicht zusätzlich in einer weiteren Insellösung arbeiten.
Wo werden unsere Bewerbungs- und Studierendendaten verarbeitet?
Sie entscheiden das Betriebsmodell: auf einer lokalen KI-Box in Ihrer Hochschule, in der europäischen Stapelweise-Cloud oder in einer Cloud-Umgebung Ihrer Wahl. Zugriffsrechte, Protokollierung, Speicherfristen und Schnittstellen werden dabei an Ihre Anforderungen angepasst.
Was passiert bei fehlenden oder widersprüchlichen Angaben in einer Bewerbung?
Diese werden nicht automatisch übernommen, sondern mit einem konkreten Prüfhinweis an die zuständigen Mitarbeitenden weitergegeben. So lässt sich gezielt nachfordern, statt Bewerbende pauschal um erneute Einreichung zu bitten.
Lassen sich die Prüfschritte für Revision und Compliance nachvollziehen?
Ja. Verarbeitungsschritte, automatische Prüfhinweise und manuelle Korrekturen können lückenlos protokolliert werden, und jede ausgelesene Angabe lässt sich bis zum zugrunde liegenden Originaldokument zurückverfolgen.
Wie viel Handarbeit steckt heute noch in Ihren Bewerbungsunterlagen?
Testen Sie Stapelweise mit einem typischen Zeugnis, Transcript oder Sprachnachweis. Gemeinsam prüfen wir, welche Angaben zuverlässig erkannt werden, welche formalen Prüfungen sinnvoll sind und wie die Übergabe an Ihr Campus-Management-System aussehen kann.