250 Personalakten digitalisiert, ohne sie einzeln zu sortieren
Ein Einmalprojekt: Der gesamte Aktenbestand wurde für die Migration in ein neues HR-System aufbereitet. Danach läuft Stapelweise im kleinsten Paket weiter.
Auf einen Blick
- Stapelweise-Partner
- Nürburgring, Personalabteilung
- Art des Projekts
- Einmalige Digitalisierung des Altbestands, danach laufender Betrieb im kleinsten Paket
- Anlass
- Migration auf ein neues HR-System
- Aktenbestand
- 250 bis 300 Personalakten, ausschließlich in Papierform
- Umfang je Akte
- Bis zu rund 150 Seiten und 60 bis 70 Einzeldokumente
- Dokumentarten
- Arbeitsverträge, Personalfragebögen, Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Fortbildungsnachweise, Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge und weitere
- Vorgehen
- Fünf Testakten, anschließend Verarbeitung in Chargen von 25 bis 30 Akten
- Betriebsmodell
- Stapelweise-Cloud
- Aufwand des Unternehmens
- Scannen der Akten, Festlegung von Ordnerstruktur und Dateinamenskonvention, Prüfung der gekennzeichneten Fälle
- Projektkosten
- Mittlerer vierstelliger Betrag, einmalig
- Danach
- Paket Standard in der Stapelweise-Cloud für den laufenden Dokumenteneingang
Ausgangslage
Die Personalakten des Nürburgrings lagen vollständig in Papierform vor. Gleichzeitig stand die Migration auf ein digitales HR-System an. Damit entstand ein einmaliger, aber sehr großer Digitalisierungsaufwand: Mehrere hundert Akten mussten gescannt, in einzelne Dokumente zerlegt, korrekt benannt, kategorisiert und in einer definierten digitalen Struktur bereitgestellt werden.
Einzelne Akten umfassten bis zu rund 150 Seiten und 60 bis 70 Einzeldokumente — Arbeitsverträge, Personalfragebögen, Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Fortbildungsnachweise, Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge.
Die eigentliche Schwierigkeit lag nicht im Scannen. Die aufwendige Arbeit begann danach: Jedes Dokument musste erkannt, vom Rest der Akte getrennt, richtig bezeichnet und der korrekten Kategorie zugeordnet werden.
Warum Handarbeit keine Option war
Eine einfache Überschlagsrechnung macht den Umfang greifbar. Angenommen, das Prüfen, Trennen, Benennen und Ablegen eines einzelnen Dokuments dauert im Schnitt eine Minute: Dann verursacht eine umfangreiche Personalakte allein rund eine Stunde Handarbeit. Über 250 bis 300 Akten hinweg summiert sich das auf mehrere hundert Arbeitsstunden.
Aus einem scheinbar einfachen Scanprojekt wird auf diese Weise schnell ein monatelanges Sortierprojekt — neben dem Tagesgeschäft einer Personalabteilung, das ohnehin weiterläuft.
Zur Einordnung: Diese Rechnung ist eine Annahme aus einem Projektgespräch, keine gemessene Ist-Zeit.
Anforderungen
- Gescannte Sammelakten in einzelne Dokumente zerlegen, ohne dass jede Seite von Hand geprüft wird
- Dokumente der vom Unternehmen vorgegebenen Ordnerstruktur zuordnen
- Dateien nach der festgelegten Namenskonvention benennen
- Ausschließen, dass ein Dokument in der Akte einer anderen Person landet
- Unsichere Fälle sichtbar machen, statt sie stillschweigend zu entscheiden
- Den Austausch der sensiblen Unterlagen abgesichert abwickeln
Umsetzung
Das Unternehmen übernimmt allein das Scannen, getrennt nach Mitarbeitenden. Alles Weitere läuft automatisiert:
Eingang
Eine vollständig gescannte Personalakte wird als PDF bereitgestellt.
Trennen
Stapelweise erkennt, welche Seiten zu welchem Einzeldokument gehören, und zerlegt die Sammeldatei entsprechend.
Auslesen
Für jedes Dokument werden Name, Datum, Dokumentart und weitere relevante Angaben ermittelt.
Einordnen
Das Dokument wird der vorgegebenen Akten- und Ordnerstruktur zugeordnet.
Benennen
Die Datei erhält automatisch einen Dateinamen nach der festgelegten Konvention.
Nachprüfen
Ein zweiter, unabhängiger Schritt prüft Einordnung und ausgelesene Angaben auf Widersprüche.
Kennzeichnen
Auffällige oder unsichere Fälle werden für die manuelle Kontrolle markiert.
Übergeben
Das Ergebnis wird als strukturierte digitale Personalakte bereitgestellt, dazu ein Prüfbericht.
Begonnen wurde nicht mit dem gesamten Bestand, sondern mit fünf Testakten. Darauf folgten Läufe mit jeweils 25 bis 30 Akten. Aus diesen Durchgängen wurden Kategorien und Zuordnungsregeln nachgeschärft.
Der Unterschied zur reinen Texterkennung
Der anspruchsvolle Teil ist nicht das Lesen, sondern das Einordnen. Ein Zeugnis kann zu den Bewerbungsunterlagen gehören oder während des Beschäftigungsverhältnisses entstanden sein. Welche Kategorie richtig ist, ergibt sich erst aus dem Zusammenhang — im konkreten Fall unter anderem aus dem Eintrittsdatum: Ein Zeugnis von vor dem Beschäftigungsbeginn gehört zu den Bewerbungsunterlagen, ein später ausgestelltes zu den Zeugnissen oder Fortbildungsnachweisen.
Genau an dieser Stelle kommt eine regelbasierte Dokumentenerkennung an ihre Grenzen.
Die Fälle, an denen es hängt
Namensänderungen
Wer während der Beschäftigung den Namen ändert, erzeugt in derselben Akte zwei verschiedene Namen. Der Widerspruch wird zur Prüfung gekennzeichnet, statt stillschweigend aufgelöst zu werden.
Kategorien, die sich überschneiden
Ein Fortbildungszertifikat passt unter „Fortbildung" ebenso wie unter „Zeugnisse". Für Unterlagen ohne passende Kategorie gibt es eine Auffangkategorie, die anschließend gemeinsam geklärt wird.
Verwechslungsgefahr zwischen Akten
Jede Personalakte wird bereits beim Scannen und in der Verarbeitung strikt als eigene Einheit behandelt. Eine zweite, unabhängige Prüfung bewertet, ob Dokument, Person und Einordnung zueinander passen.
Die eigene Aktenlogik
Das Projekt zwingt dazu, Ordnerstruktur und Kategorien einmal sauber zu definieren. Dieser Nebeneffekt wirkt über die Digitalisierung hinaus.
Ergebnis
| Ohne Stapelweise | Mit Stapelweise | |
|---|---|---|
| Aufgabe der Personalabteilung | jedes Dokument öffnen, benennen, einsortieren | scannen und die gekennzeichneten Fälle prüfen |
| Aufwand nach Überschlagsrechnung | rund 300 Stunden, etwa 37 Arbeitstage | Prüfaufwand nur bei den markierten Fällen |
| Ergebnis je Akte | Papierordner | benannte, kategorisierte Einzeldateien in fester Struktur |
| Nachvollziehbarkeit | — | Prüfbericht mit Unsicherheiten und Widersprüchen |
Rund 37 Arbeitstage
Sortierarbeit, die nach Überschlagsrechnung sonst von Hand angefallen wäre. Modellannahme, keine gemessene Zeit.
250 bis 300 Akten aufbereitet
Nach fünf Testakten in Chargen von 25 bis 30 Akten, mit nachgeschärften Regeln aus jedem Durchgang.
Voraussetzung für das neue HR-System
Die Migration konnte mit strukturierten, benannten und kategorisierten Akten beginnen statt mit Papierordnern. Ohne diesen Schritt hätte das neue System keinen verwertbaren Altbestand vorgefunden.
Definierte Aktenlogik
Ordnerstruktur, Kategorien und Dateinamenskonvention liegen erstmals verbindlich fest.
Einordnung: Zur Genauigkeit der automatischen Einordnung liegt aus diesem Projekt noch keine abschließend gemessene Fehlerquote vor. Die Angaben zum Aufwand beruhen auf einer Überschlagsrechnung, nicht auf einer Zeitmessung.
Nach dem Projekt: vom Kraftakt zum Normalbetrieb
Anders als in den übrigen Fallstudien stand hier kein Dauerbetrieb am Anfang, sondern ein einmaliger Kraftakt: Der gesamte Altbestand musste überhaupt erst in eine brauchbare digitale Form gebracht werden. Dieses Projekt schlug einmalig mit einem mittleren vierstelligen Betrag zu Buche.
Danach ändert sich der Bedarf. Der Altbestand ist erledigt, es kommen nur noch laufend neue Unterlagen hinzu. Dafür genügt das kleinste Paket, betrieben in der Stapelweise-Cloud. Der große Aufwand fällt einmal an, der laufende Betrieb bleibt schlank.
Umgang mit den Unterlagen
Personalakten gehören zu den sensibelsten Unterlagen eines Unternehmens. Der Austausch lief deshalb über einen gesicherten, Ende-zu-Ende-verschlüsselten Weg; der Zugriff war nur mit Zugangsdaten beziehungsweise Passphrase möglich. Für die bereitgestellten Dokumente war eine automatische Löschung vorgesehen, ebenso die Löschung der Projektdaten nach Abschluss der Verarbeitung.
Steht bei Ihnen ein Aktenbestand im Weg?
Ob Systemwechsel, Umzug oder Aufräumen: Ein gewachsener Papierbestand lässt sich aufbereiten, ohne dass jemand ihn Dokument für Dokument von Hand sortiert. Schicken Sie uns ein paar typische Akten, dann sehen Sie am eigenen Material, was automatisch erkannt, getrennt und einsortiert wird.