Dokumentensichtung: von rund 90 auf rund 6 Minuten am Tag
Gemessen anhand der Arbeitszeiterfassung der Kinderarztpraxis Kinderleicht.
Auf einen Blick
- Stapelweise-Partner
- Kinderarztpraxis, vier behandelnde Ärzte, acht weitere Praxismitarbeitende
- Dokumentenaufkommen
- 150 bis 250 pro Woche
- Eingangswege
- E-Mail, Fax, von Eltern mitgebracht
- Dokumentarten
- 27 konfiguriert, darunter Arztbriefe, Befunde, Laborberichte, Entlassungsbriefe, Überweisungen, Medikationspläne
- Zielsystem
- PVS-unabhängig. Übergabe über die Schnittstelle des Praxisverwaltungssystems, wo vorhanden, sonst über strukturierten Export und Import
- Betriebsmodell
- Lokale KI-Box in der Praxis. Patientendaten verlassen das Praxisnetz nicht
- Einrichtung
- 7 Tage
- Testphase
- 10 Tage
- Laufende Kosten
- Paket Professional und kleinste KI-Box (16 GB VRAM), zusammen 200 € im Monat
Ausgangslage
In der Kinderarztpraxis Kinderleicht gehen tagtäglich Unterlagen über drei Wege ein: Arztbriefe per E-Mail, Laborberichte per Fax, weitere Befunde, Medikationspläne und Entlassungsbriefe bringen Eltern mit.
Eine erfahrene medizinische Fachangestellte sichtete diese Unterlagen täglich. Der Aufwand lag bei ein bis zwei Stunden. Je Dokument waren sechs Entscheidungen zu treffen:
- Zu welcher Patientin oder welchem Patienten gehört die Unterlage?
- Welche Informationen sind in die Patientenakte zu übernehmen?
- Muss sie den Ärztinnen und Ärzten sofort vorgelegt werden?
- Kann das Dokument direkt abgelegt werden oder ergibt sich Handlungsbedarf?
- Gibt es widersprüchliche Angaben, die abgeglichen oder aktualisiert werden müssen?
- Fehlt ein Anhang oder eine Seite?
Die Sichtung blieb häufig mehrere Tage liegen. Waren Dokumente bereits den Patientenakten zugeordnet, so waren wichtige Informationen daraus noch nicht ausgelesen und gekennzeichnet. Während der Sprechstunde waren die Ärztinnen und Ärzte deshalb oft noch mit der Suche nach Dokumenten im Posteingang oder dem Querlesen der Unterlagen beschäftigt, zwischen zwei Terminen ebenso wie im laufenden Gespräch. Das nahm nicht nur Zeit in Anspruch, sondern erhöhte auch Druck und Stress in der direkten Patienteninteraktion.
Anforderungen
- Eingehende Dokumente in verschiedenen Formaten und Layouts richtig erkennen, kategorisieren und der richtigen Patientenakte zuordnen
- Übernahmerelevante Angaben direkt auslesen und im PVS so aufbereiten, dass sie im Patientengespräch auf Anhieb sichtbar und referenzierbar sind
- Unterlagen mit zeitnahem ärztlichem Handlungsbedarf kennzeichnen
- Mehrere Prüfpunkte durch das Fachpersonal einbauen, um Qualität zu sichern und Fehlern bei Zuordnung und Datenabgleich vorzubeugen
- Patientendaten dürfen das Praxisnetz nicht verlassen
Umsetzung
Die Einrichtung dauerte sieben Tage. In dieser Zeit wurden 27 Dokumentarten mit eigenen Feldschemata und Prüfregeln konfiguriert, die drei Eingangswege angebunden und die KI-Box in der Praxis in Betrieb genommen.
Es folgte eine Testphase von zehn Tagen mit echten Unterlagen aus dem laufenden Betrieb, darunter Arztbriefe, Behandlungs- und Therapieberichte sowie Laborergebnisse. In dieser Phase wurden Feldschemata und die Schwellen für die Kennzeichnung dringender Dokumente nachjustiert.
Der Aufwand für die Praxis blieb überschaubar: Erforderlich waren zwei Termine von je anderthalb Stunden, mit einem der Ärzte und einer medizinisch-technischen Assistentin.
Ergebnis
| Vor Stapelweise | Mit Stapelweise | |
|---|---|---|
| Dokumentensichtung je Tag | rund 60 bis 120 Minuten | rund 6 Minuten |
| Tätigkeit | sichten, zuordnen, auslesen, priorisieren | Qualitätscheck der Ergebnisse, Entscheidungen in Einzelfällen |
| Zeitpunkt | häufig am Tagesende | laufend |
Einordnung: Etwa 90 Prozent der Zeit, die zuvor in Sichtung, Sortierung und Datenübertragung floss, konnten eingespart werden; parallel dazu ging die Fehlerquote leicht zurück. Grundlage der Berechnung ist eine Arbeitszeiterfassung über vier Wochen vor und vier Wochen nach der Einführung. Die Angabe bezieht sich auf diesen Arbeitsschritt in dieser Praxis und ist keine Aussage über den Gesamtaufwand einer Praxis.
Alle Daten bleiben in der Praxis, die Entscheidung auch
Stapelweise läuft über eine lokale KI-Box, die in den Praxisräumen steht. Die verarbeiteten Daten verlassen dadurch zu keinem Zeitpunkt das Praxisnetzwerk und gelangen weder in Trainingsdaten noch ins öffentlich zugängliche Internet.
Der Mensch bleibt im Gesamtprozess die entscheidende Instanz. Bevor ein Dokument und die daraus gewonnenen Datenpunkte einer Patientenakte endgültig zugeordnet werden, erfolgt eine kurze abschließende Prüfung durch das Praxisteam.
Wie viel Zeit steckt bei Ihnen im Dokumentenstapel?
Vielleicht sind es 30 Minuten am Tag, vielleicht zwei Stunden. Vielleicht verteilt sich die Arbeit auf mehrere Personen und fällt deshalb kaum als eigener Zeitblock auf.
Testen Sie Stapelweise mit typischen Dokumenten aus Ihrer Praxis. So sehen Sie direkt, welche Unterlagen automatisch erkannt, zugeordnet und ausgelesen werden können.
Häufige Fragen aus Arztpraxen
Welche Dokumente kann Stapelweise verarbeiten?
Zum Beispiel Arztbriefe, Befunde, Laborberichte, Entlassungsbriefe, Überweisungen, Medikationspläne und weitere medizinische Unterlagen. In der Praxis Kinderleicht sind 27 Dokumentarten konfiguriert.
Ersetzt Stapelweise die Prüfung durch das Praxisteam?
Nein. Das System übernimmt vorbereitende und wiederkehrende Arbeitsschritte. Das Praxisteam führt den abschließenden Qualitätscheck durch und entscheidet bei besonderen Fällen.
Was passiert mit dringenden Informationen?
Dokumente, die zeitnahe ärztliche Aufmerksamkeit benötigen, werden entsprechend gekennzeichnet. Die Schwellen dafür wurden in der Testphase gemeinsam mit der Praxis festgelegt.
Spart jede Praxis 90 Prozent des Aufwands?
Die rund 90 Prozent beziehen sich auf den Arbeitsschritt Dokumentensichtung in der Kinderarztpraxis Kinderleicht, gemessen über vier Wochen vor und vier Wochen nach der Einführung. Die mögliche Zeitersparnis hängt von Dokumentenmenge, Abläufen und Dokumentarten der jeweiligen Praxis ab.